{"id":13078,"date":"2026-10-03T10:40:04","date_gmt":"2026-10-03T09:40:04","guid":{"rendered":"https:\/\/www.second-it.de\/blog\/verschrottungsprotokoll-it-anlagenabgang\/"},"modified":"2026-10-03T10:48:41","modified_gmt":"2026-10-03T09:48:41","slug":"verschrottungsprotokoll-it-anlagenabgang","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.second-it.de\/fr\/blog\/verschrottungsprotokoll-it-anlagenabgang\/","title":{"rendered":"Verschrottungsprotokoll f\u00fcr IT: Anlagenabgang richtig dokumentieren"},"content":{"rendered":"<p>Ein Notebook ist abgeschrieben, defekt oder schlicht \u00fcberfl\u00fcssig. Die IT stellt es ins Lager, irgendwann holt es ein Entsorger ab. Und in der Anlagenbuchhaltung steht das Ger\u00e4t weiter auf der Liste. Bei der n\u00e4chsten Inventur oder Betriebspr\u00fcfung f\u00e4llt die L\u00fccke dann auf. Ein Verschrottungsprotokoll schlie\u00dft sie. Dieser Beitrag erkl\u00e4rt, was ein Verschrottungsprotokoll f\u00fcr IT-Hardware enthalten sollte, wie der Anlagenabgang dokumentiert wird und warum \u201everschrotten\u201c oft die teuerste Abgangsart ist.<\/p>\n<div class=\"si-tldr\">\n<p><strong>Le plus important en bref<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li>Ein Verschrottungsprotokoll ist der interne Beleg daf\u00fcr, dass ein Wirtschaftsgut aus dem Anlageverm\u00f6gen ausgeschieden ist, weil es entsorgt wurde.<\/li>\n<li>Es sollte Inventarnummer, Seriennummer, Grund, Datum, Restbuchwert und den Verbleib nennen \u2013 und von zwei Personen unterschrieben sein.<\/li>\n<li>Bei IT-Hardware geh\u00f6ren L\u00f6sch- oder Vernichtungsnachweise und der Entsorgungsnachweis als Anlage dazu.<\/li>\n<li>Viele \u201eSchrottger\u00e4te\u201c haben noch einen Marktwert. Ein Verkauf statt einer Verschrottung bringt Erl\u00f6s statt Kosten.<\/li>\n<\/ul>\n<\/div>\n<h2>Was ist ein Verschrottungsprotokoll?<\/h2>\n<p>Ein Verschrottungsprotokoll (auch Verschrottungsbeleg oder Abgangsbeleg) ist ein internes Dokument. Es h\u00e4lt fest, dass ein Gegenstand des Anlageverm\u00f6gens nicht mehr genutzt, sondern entsorgt wurde. F\u00fcr die Buchhaltung ist es der Beleg, um den Abgang des Wirtschaftsguts zu buchen. F\u00fcr die Inventur erkl\u00e4rt es, warum ein Ger\u00e4t nicht mehr vorhanden ist. Und f\u00fcr den Datenschutz verbindet es das Ger\u00e4t mit dem Nachweis, dass seine Daten gel\u00f6scht oder vernichtet wurden.<\/p>\n<p>Hintergrund ist die Pflicht zur ordnungsgem\u00e4\u00dfen Buchf\u00fchrung. Kaufleute m\u00fcssen nach \u00a7 240 HGB regelm\u00e4\u00dfig ein Inventar aufstellen, und jede Buchung braucht einen Beleg. Ein Ger\u00e4t, das ohne Beleg aus dem Bestand verschwindet, ist eine L\u00fccke in der Dokumentation.<\/p>\n<h2>Die verschiedenen Arten des Anlagenabgangs<\/h2>\n<table class=\"si-table\">\n<thead>\n<tr>\n<th>Abgangsart<\/th>\n<th>Beispiel<\/th>\n<th>Typischer Beleg<\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n<tbody>\n<tr>\n<td>Vente<\/td>\n<td>Ankauf durch einen IT-Remarketer, Verkauf an Mitarbeitende<\/td>\n<td>Rechnung bzw. Gutschrift, \u00dcbergabeprotokoll<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Verschrottung<\/td>\n<td>Entsorgung eines defekten Ger\u00e4ts<\/td>\n<td>Verschrottungsprotokoll, Entsorgungsnachweis<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>R\u00fcckgabe<\/td>\n<td>R\u00fcckgabe geleaster Ger\u00e4te an den Leasinggeber<\/td>\n<td>R\u00fcckgabeprotokoll (Leasingger\u00e4te stehen in der Regel nicht in Ihrem Anlageverm\u00f6gen)<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Spende oder Schenkung<\/td>\n<td>Abgabe an eine gemeinn\u00fctzige Einrichtung<\/td>\n<td>Zuwendungsbest\u00e4tigung, \u00dcbergabeprotokoll<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Verlust oder Diebstahl<\/td>\n<td>Notebook kommt nicht zur\u00fcck<\/td>\n<td>Verlustmeldung, gegebenenfalls Anzeige<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<h2>Was in ein Verschrottungsprotokoll geh\u00f6rt<\/h2>\n<p>Ein gesetzlich vorgeschriebenes Formular gibt es nicht. Bew\u00e4hrt haben sich diese Angaben:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Inventar- bzw. Anlagennummer<\/strong> aus dem Anlagenverzeichnis<\/li>\n<li><strong>Bezeichnung des Ger\u00e4ts:<\/strong> Ger\u00e4tetyp, Hersteller, Modell<\/li>\n<li><strong>Num\u00e9ro de s\u00e9rie<\/strong> des Ger\u00e4ts und, bei IT, der eingebauten Datentr\u00e4ger<\/li>\n<li><strong>Anschaffungsdatum und Anschaffungskosten<\/strong><\/li>\n<li><strong>Restbuchwert<\/strong> zum Zeitpunkt des Abgangs<\/li>\n<li><strong>Grund des Abgangs:<\/strong> defekt, veraltet, Reparatur unwirtschaftlich<\/li>\n<li><strong>Datum des Abgangs<\/strong><\/li>\n<li><strong>Verbleib:<\/strong> Name des Entsorgers bzw. Verwerters<\/li>\n<li><strong>Datenschutz:<\/strong> Verweis auf L\u00f6sch- oder Vernichtungszertifikat<\/li>\n<li><strong>Unterschriften:<\/strong> zwei Personen, etwa aus IT und Buchhaltung<\/li>\n<li><strong>Anlagen:<\/strong> Entsorgungsnachweis, L\u00f6sch- oder Vernichtungszertifikat<\/li>\n<\/ul>\n<h3>Muster: Aufbau eines Verschrottungsprotokolls f\u00fcr IT<\/h3>\n<table class=\"si-table\">\n<thead>\n<tr>\n<th>Feld<\/th>\n<th>Beispielinhalt<\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n<tbody>\n<tr>\n<td>Inventarnummer<\/td>\n<td>Nummer aus dem Anlagenverzeichnis<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Ger\u00e4t<\/td>\n<td>Notebook, Hersteller, Modell<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Seriennummern<\/td>\n<td>Ger\u00e4t und eingebaute SSD<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Anschaffung<\/td>\n<td>Datum und Anschaffungskosten<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Restbuchwert<\/td>\n<td>Wert am Abgangstag, h\u00e4ufig 0 Euro<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Grund<\/td>\n<td>Mainboard defekt, Reparatur unwirtschaftlich<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Abgangsdatum<\/td>\n<td>Tag der \u00dcbergabe an den Entsorger<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Verbleib<\/td>\n<td>Name des Entsorgungsfachbetriebs<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Protection des donn\u00e9es<\/td>\n<td>Nummer des L\u00f6sch- oder Vernichtungszertifikats<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Freigabe<\/td>\n<td>Unterschriften IT und Buchhaltung mit Datum<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<p>Bei gr\u00f6\u00dferen Mengen m\u00fcssen Sie nicht f\u00fcr jedes Ger\u00e4t ein eigenes Blatt anlegen. Ein Sammelprotokoll mit einer Zeile je Ger\u00e4t ist \u00fcblich und \u00fcbersichtlicher.<\/p>\n<p>Praktisch ist es, das Protokoll direkt aus dem Anlagenverzeichnis zu erzeugen: Sie exportieren die betroffenen Anlagen als Liste, erg\u00e4nzen Grund und Verbleib und lassen die Liste von IT und Buchhaltung freigeben. Die Seriennummern aus dieser Liste dienen dann gleichzeitig als Grundlage f\u00fcr das Angebot des Verwerters und f\u00fcr den sp\u00e4teren Abgleich mit den L\u00f6schzertifikaten.<\/p>\n<div class=\"si-callout\">\n<p>Merksatz: Bei IT-Hardware geh\u00f6rt zu jedem Verschrottungsprotokoll ein Nachweis \u00fcber die Daten. Ein verschrottetes Ger\u00e4t ist nicht automatisch ein gel\u00f6schtes Ger\u00e4t.<\/p>\n<\/div>\n<h3>Warum die Datenschutz-Anlage so wichtig ist<\/h3>\n<p>\u201eVerschrottet\u201c hei\u00dft nicht, dass die Festplatte zerst\u00f6rt wurde. Viele Ger\u00e4te werden zerlegt, und ihre Bauteile gehen in die Wiederverwertung. Wenn ein Datentr\u00e4ger dabei ungel\u00f6scht weitergegeben wird, haben Sie ein Datenschutzproblem \u2013 trotz ordentlicher Buchung. Verbinden Sie deshalb jedes Verschrottungsprotokoll mit einem <a href=\"https:\/\/www.second-it.de\/fr\/prestations\/suppression-de-donnees\/\">Certificat d'annulation par appareil<\/a> oder einem Vernichtungszertifikat mit Seriennummer.<\/p>\n<h2>Wie der Abgang gebucht wird<\/h2>\n<p>Beim Ausscheiden eines Wirtschaftsguts wird es mit seinem Restbuchwert aus dem Anlageverm\u00f6gen ausgebucht. Grunds\u00e4tzlich gilt:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Verschrottung:<\/strong> Ein noch vorhandener Restbuchwert wird als Aufwand gebucht. Ist das Ger\u00e4t voll abgeschrieben, entsteht kein Aufwand mehr, der Abgang muss aber trotzdem dokumentiert werden.<\/li>\n<li><strong>Vente :<\/strong> Dem Restbuchwert steht ein Erl\u00f6s gegen\u00fcber. Liegt der Erl\u00f6s \u00fcber dem Restbuchwert, entsteht ein Ertrag. Der Verkauf von Anlageverm\u00f6gen ist in der Regel umsatzsteuerpflichtig.<\/li>\n<li><strong>Sammelposten:<\/strong> Ger\u00e4te, die in einem Sammelposten nach \u00a7 6 Abs. 2a EStG erfasst sind, werden beim Ausscheiden nicht einzeln ausgebucht. Der Sammelposten wird unver\u00e4ndert weiter abgeschrieben.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Seit 2021 k\u00f6nnen Computerhardware und Software steuerlich \u00fcber eine Nutzungsdauer von einem Jahr abgeschrieben werden. Viele IT-Ger\u00e4te haben deshalb schon fr\u00fch einen Buchwert von null. Mehr dazu in unserem Beitrag zu <a href=\"https:\/\/www.second-it.de\/fr\/blog\/duree-de-vie-du-portable-amortissement-et-valeur-residuelle\/\">Nutzungsdauer und Abschreibung<\/a>. Die konkrete Buchung und steuerliche Behandlung kl\u00e4ren Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung. Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung.<\/p>\n<h3>Aufbewahrung<\/h3>\n<p>Verschrottungsprotokolle sind Buchungsbelege. F\u00fcr Buchungsbelege gilt seit 2025 eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren (\u00a7 147 AO, \u00a7 257 HGB). L\u00f6sch- und Vernichtungsnachweise sollten Sie mindestens genauso lange zusammen mit dem Protokoll aufbewahren.<\/p>\n<h2>Verkaufen statt verschrotten<\/h2>\n<p>In vielen Unternehmen werden Ger\u00e4te verschrottet, die eigentlich noch einen Marktwert haben: drei Jahre alte Notebooks mit schwachem Akku, Monitore mit kleinen Kratzern, Server aus einer abgeschlossenen Migration. Ein abgeschriebenes Ger\u00e4t ist nicht wertlos. Wenn es verkauft statt verschrottet wird, wird aus einer Entsorgungsrechnung eine Gutschrift.<\/p>\n<table class=\"si-table\">\n<thead>\n<tr>\n<th>Crit\u00e8re<\/th>\n<th>Verschrottung<\/th>\n<th>Verkauf an einen zertifizierten Verwerter<\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n<tbody>\n<tr>\n<td>Wirtschaftlich<\/td>\n<td>Entsorgungskosten, kein Erl\u00f6s<\/td>\n<td>Erl\u00f6s, oft auch f\u00fcr \u00e4ltere Ger\u00e4te<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Beleg<\/td>\n<td>Verschrottungsprotokoll und Entsorgungsnachweis<\/td>\n<td>Gutschrift oder Rechnung und \u00dcbergabeprotokoll<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Protection des donn\u00e9es<\/td>\n<td>L\u00f6sch- oder Vernichtungsnachweis n\u00f6tig<\/td>\n<td>Certificat d'annulation par appareil<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Durabilit\u00e9<\/td>\n<td>Recyclage des mati\u00e8res premi\u00e8res<\/td>\n<td>Wiederverwendung des ganzen Ger\u00e4ts<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<p>Second IT bewertet Ihren Bestand mit einer <a href=\"https:\/\/www.second-it.de\/fr\/prestations\/conseil\/\">Bestandsanalyse mit Marktbewertung<\/a> auf Basis aktueller Preisdaten. Ger\u00e4te mit Marktwert werden angekauft, Ger\u00e4te ohne Marktwert fachgerecht verwertet. So erhalten Sie f\u00fcr jeden Abgang den passenden Beleg. Warum sich dieser Blick auch f\u00fcr das Finanzressort lohnt, zeigt unser Beitrag \u00fcber <a href=\"https:\/\/www.second-it.de\/fr\/blog\/materiel-informatique-doccasion-cfos\/\">gebrauchte IT-Hardware aus Finanzsicht<\/a>.<\/p>\n<p>Noch funktionsf\u00e4hige Rechner haben oft einen Restwert \u2013 worauf es ankommt, wenn Sie <a href=\"https:\/\/www.second-it.de\/fr\/blog\/gebrauchte-pcs-verkaufen-windows-10-ende\/\">gebrauchte PCs verkaufen<\/a>, erkl\u00e4rt ein eigener Leitfaden.<\/p>\n<h2>Ger\u00e4te ohne Marktwert: Entsorgung mit Nachweis<\/h2>\n<p>F\u00fcr Ger\u00e4te, die nicht mehr verkauft werden k\u00f6nnen, brauchen Sie neben dem Verschrottungsprotokoll einen Nachweis \u00fcber die fachgerechte Entsorgung. Second IT ist zertifizierter Entsorgungsfachbetrieb nach \u00a7 56 Kreislaufwirtschaftsgesetz. Die Ger\u00e4te werden demontiert, brauchbare Bauteile gesichert, Schadstoffe fachgerecht behandelt und Rohstoffe zur\u00fcckgewonnen. Sie erhalten <a href=\"https:\/\/www.second-it.de\/fr\/prestations\/elimination\/\">Certificats d'\u00e9limination<\/a>, die Sie dem Verschrottungsprotokoll beilegen k\u00f6nnen.<\/p>\n<h2>Ablauf: Vom Lagerregal zum sauberen Anlagenabgang<\/h2>\n<div class=\"si-steps\">\n<ol>\n<li><strong>Recenser les \u00e9l\u00e9ments existants :<\/strong> Alle auszumusternden Ger\u00e4te mit Inventar- und Seriennummer auflisten.<\/li>\n<li><strong>Abgleich mit dem Anlagenverzeichnis:<\/strong> Restbuchwerte und Eigentumsverh\u00e4ltnisse pr\u00fcfen. Geleaste Ger\u00e4te gesondert behandeln.<\/li>\n<li><strong>Bewertung einholen:<\/strong> Welche Ger\u00e4te lassen sich verkaufen, welche m\u00fcssen entsorgt werden?<\/li>\n<li><strong>\u00dcbergabe:<\/strong> Verplombte Abholung mit \u00dcbergabeprotokoll.<\/li>\n<li><strong>Suppression ou destruction :<\/strong> Zertifikat je Seriennummer.<\/li>\n<li><strong>Belege zusammenf\u00fchren:<\/strong> Gutschrift f\u00fcr verkaufte Ger\u00e4te, Verschrottungsprotokoll und Entsorgungsnachweis f\u00fcr den Rest, L\u00f6sch- und Vernichtungszertifikate f\u00fcr alle.<\/li>\n<li><strong>Buchen und ablegen:<\/strong> Abgang im Anlagenverzeichnis buchen, Belege aufbewahren.<\/li>\n<\/ol>\n<\/div>\n<h2>Typische Fehler beim Anlagenabgang von IT<\/h2>\n<ul>\n<li><strong>Ger\u00e4te verschwinden ohne Beleg:<\/strong> Das Notebook ist weg, das Anlagenverzeichnis f\u00fchrt es weiter. Bei der Inventur entsteht eine ungekl\u00e4rte Differenz.<\/li>\n<li><strong>Verschrottung ohne Datennachweis:<\/strong> Die Buchung stimmt, aber niemand kann belegen, dass die Festplatte gel\u00f6scht oder zerst\u00f6rt wurde.<\/li>\n<li><strong>Leasingger\u00e4te im Verschrottungsprotokoll:<\/strong> Ger\u00e4te, die dem Leasinggeber geh\u00f6ren, werden versehentlich entsorgt.<\/li>\n<li><strong>Verkauf ohne Rechnung:<\/strong> Ger\u00e4te gehen formlos an Mitarbeitende oder H\u00e4ndler. Erl\u00f6s und Umsatzsteuer werden nicht korrekt erfasst.<\/li>\n<li><strong>Kein Vier-Augen-Prinzip:<\/strong> Eine einzelne Person entscheidet, verschrottet und bucht. Das ist anf\u00e4llig f\u00fcr Fehler und Missbrauch.<\/li>\n<\/ul>\n<h2>Sonderfall \u00f6ffentliche Hand<\/h2>\n<p>Beh\u00f6rden, Kommunen und Schultr\u00e4ger sprechen statt von Verschrottung meist von Aussonderung. F\u00fcr sie gelten zus\u00e4tzlich die Vorgaben des Haushaltsrechts und interne Aussonderungsrichtlinien. Bei Ger\u00e4ten mit Verschlusssachen kommen besondere Regeln f\u00fcr L\u00f6schung und Vernichtung hinzu. Mehr dazu in unserem Beitrag zur <a href=\"https:\/\/www.second-it.de\/fr\/blog\/vs-nfd-il-fallait-supprimer-le-materiel\/\">Aussonderung in Beh\u00f6rden<\/a>.<\/p>\n<p><strong>Plus d'informations sur le sujet :<\/strong> <a href=\"https:\/\/www.second-it.de\/fr\/blog\/remboursement-du-loyer-le-rendre-ou-le-vendre\/\">Remboursement de la location informatique : renvoyer, remplacer ou vendre ?<\/a> et <a href=\"https:\/\/www.second-it.de\/fr\/blog\/materiel-valeurs-gestion-informatique-ressources\/\">Responsables informatiques, attention ! Ces valeurs sommeillent dans votre mat\u00e9riel<\/a>.<\/p>\n<section class=\"si-faq\">\n<h2>H\u00e4ufige Fragen zum Verschrottungsprotokoll<\/h2>\n<details>\n<summary>Was ist ein Verschrottungsprotokoll?<\/summary>\n<p>Ein Verschrottungsprotokoll ist ein interner Beleg daf\u00fcr, dass ein Wirtschaftsgut des Anlageverm\u00f6gens entsorgt wurde. Es nennt Inventarnummer, Ger\u00e4t, Seriennummer, Grund, Datum, Restbuchwert und Verbleib und wird meist von zwei Personen unterschrieben. Die Buchhaltung bucht auf dieser Grundlage den Anlagenabgang.<\/p>\n<\/details>\n<details>\n<summary>Ist ein Verschrottungsprotokoll gesetzlich vorgeschrieben?<\/summary>\n<p>Ein bestimmtes Formular schreibt das Gesetz nicht vor. Jede Buchung braucht aber einen Beleg, und das Inventar muss stimmen. Das Verschrottungsprotokoll ist der \u00fcbliche Weg, den Abgang eines entsorgten Ger\u00e4ts zu belegen. Wie Sie es konkret gestalten, stimmen Sie am besten mit Ihrer Steuerberatung ab.<\/p>\n<\/details>\n<details>\n<summary>Was muss bei IT-Ger\u00e4ten zus\u00e4tzlich dokumentiert werden?<\/summary>\n<p>Bei IT-Ger\u00e4ten geh\u00f6rt ein Nachweis \u00fcber die Daten dazu: ein L\u00f6schzertifikat oder ein Vernichtungszertifikat mit der Seriennummer des Datentr\u00e4gers. Ohne diesen Nachweis ist der Abgang zwar gebucht, aber nicht belegt, dass die Daten entfernt wurden. Dazu kommt der Entsorgungsnachweis.<\/p>\n<\/details>\n<details>\n<summary>Muss ich abgeschriebene Ger\u00e4te \u00fcberhaupt ausbuchen?<\/summary>\n<p>Ja. Auch ein Ger\u00e4t mit Buchwert null steht im Anlagenverzeichnis, solange es nicht ausgebucht ist. Der Abgang verursacht dann keinen Aufwand mehr, muss aber dokumentiert werden. Nur bei Ger\u00e4ten im Sammelposten nach \u00a7 6 Abs. 2a EStG entf\u00e4llt die Einzelausbuchung.<\/p>\n<\/details>\n<\/section>\n<div class=\"si-cta\">\n<p><strong>Vor dem Verschrotten pr\u00fcfen: Welche Ger\u00e4te bringen noch Geld?<\/strong><\/p>\n<p>Senden Sie uns Ihre Liste der auszumusternden Ger\u00e4te. Ihr Angebot erhalten Sie in durchschnittlich 48 Stunden \u2013 mit L\u00f6sch- und Entsorgungsnachweisen f\u00fcr Ihre Buchhaltung.<\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/www.second-it.de\/fr\/contact\/\">Demande d'offre<\/a><\/p>\n<\/div>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Was ein Verschrottungsprotokoll f\u00fcr IT enthalten sollte, wie der Anlagenabgang dokumentiert wird und warum viele Schrottger\u00e4te noch Geld 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